OBJETIVOS ESPECÍFICOS DEL ÁREA
- Gestionar y preservar la información en sus distintos soportes.
- Proveer de información para la toma de decisiones.
- Promover el conocimiento y protección de los Monumentos Nacionales.
- Velar por el cumplimiento de los procesos de Transformación Digital.
- Aplicar las Políticas de Seguridad de Información y Activos de Información del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural (SNPC).
FUNCIONES DEL ÁREA
- Gestionar los recursos de información de la institución que están bajo resguardo y custodia del Centro de Documentación (Cedoc).
- Promover y asesorar en la gestión documental al interior de las unidades de la institución a través de la plataforma Gestor Documental (Gedoc).
- Recibir y registrar la documentación que ingresa a la institución.
- Gestionar el despacho de la documentación emitida por la institución.
- Atender las consultas y proporcionar información sobre el estado de proyectos y solicitudes, utilizando los canales oficiales.
- Atender las solicitudes de información de los usuarios, disponiendo la documentación para su uso y consulta.
- Gestionar y actualizar la información oficial de los Monumentos Nacionales en la plataforma Regmon.
- Implementar desarrollos informáticos conducentes al cumplimiento del Instructivo de Transformación Digital, supervisando y siendo contraparte tecnológica de proyectos informáticos institucionales.
- Gestionar y mantener los aplicativos tecnológicos de la institución (Gedoc, Registro de Monumentos o Regmon, Repositorio Digital, Trámites Digitales y Reportería y Gobernanza de Datos), velando por su estabilidad y mejoras funcionales.
- Monitorear la seguridad de los aplicativos web publicados en internet para robustecer y proteger los datos contenidos en ellos.
- Diseñar, construir y mantener los modelos analíticos mediante minería de datos para responder a los requerimientos de la institución.
- Ejecutar y administrar los recursos tecnológicos de la institución y brindar el soporte necesario para asegurar la continuidad operativa.
- Asegurar la continuidad de servicios relativos a Tecnologías de Información (TI).
UNIDADES DEL ÁREA
Cedoc: Unidad de información especializada en patrimonio cultural, encargada de velar por la conservación, preservación y puesta en valor de la documentación institucional y orientada a entregar servicios a los usuarios.
Composición
- Archivo Documental: subunidad responsable de resguardar el acervo documental ligado a los expedientes generados durante las etapas de evaluación, tramitación y aprobación de solicitudes de declaratorias e intervenciones en Monumentos Nacionales, así como de la documentación generada por la institución de acuerdo a sus funciones.
- Archivo Fotográfico: subunidad encargada de registrar, conservar y difundir la documentación visual de los Monumentos Nacionales y del patrimonio cultural registrado en el país.
- Biblioteca: subunidad responsable de gestionar la colección bibliográfica compuesta por libros, publicaciones periódicas, folletos, afiches y material audiovisual.
Objetivos
- Reunir y almacenar la documentación recibida y obtenida por el Consejo de Monumentos Nacionales (CMN).
- Procesar, ingresar y gestionar la información contenida en la documentación para asegurar su recuperación.
- Elaborar e implementar protocolos y procedimientos para el manejo, gestión y puesta en valor de la información contenida en distintos soportes.
- Actualizar, inventariar y catalogar los soportes fotográficos y mantenerlos a disposición de los usuarios para consultas, registro y difusión de los Monumentos Nacionales.
- Custodiar el material fotográfico que forma parte de los expedientes de Monumentos Nacionales.
- Velar por el cumplimiento y autorización de uso de imágenes pertenecientes al Archivo Fotográfico del CMN.
- Implementar acciones tendientes a la conservación y preservación de la documentación que gestiona el Cedoc en sus diferentes soportes.
- Gestionar, desarrollar colecciones y/o descartar material bibliográfico de acuerdo a los procedimientos establecidos para dicha finalidad
- Administrar y desarrollar colecciones y archivos para que respondan a las necesidades de usuarios internos y externos, a través de la implementación de políticas de gestión, control y descarte de material.
- Entregar servicios de información especializados que permitan poner a disposición de los usuarios la documentación gestionada por la unidad.
- Mantener una activa coordinación con Sistema Integral de Atención Ciudadana (SIAC)-Transparencia en asuntos relacionados con entrega de información.
- Establecer redes de información que apoyen la labor del Cedoc y sus servicios.
- Las consultas relativas a documentación de Monumentos Nacionales deben dirigirse al correo electrónico info@monumentos.gob.cl, mientras que las consultas relativas al Archivo Fotográfico deben dirigirse al correo electrónico cedoc@monumentos.gob.cl.
- La consulta y el préstamo de material bibliográfico se realiza de lunes a jueves entre 9 a 17 horas y viernes entre 9 y 16 horas. Para conocer la colección bibliográfica, visite el Catálogo CMN.
- El acceso al Cedoc CMN es gratuito, por lo que cualquier persona o institución puede realizar consultas directas o vía correo electrónico.
Repositorio Digital
El Repositorio Digital es solución tecnológica colaborativa e interoperativa que incorpora valor a la producción documental del CMN a través de la reunión, organización, acceso y preservación de los recursos digitales institucionales, constituyéndose en una fuente de información especializada para los usuarios.
- Asegurar la integridad, autenticidad, fiabilidad y preservación de la documentación digital custodiada y generada por el CMN.
- Disponer de una plataforma estructurada y centralizada de almacenamiento de información.
- Posibilitar una búsqueda de la información ágil e intuitiva a través del uso de metadatos normalizados para la indexación y recuperación de la información.
- Dar valor agregado a la información institucional, aumentando la cobertura y simplificando el acceso al servicio público.
- Consolidar un sistema que incorpore los proyectos tecnológicos y documentales desarrollados por la institución en los últimos años.
- Posibilitar el registro y actualización de la información a través de la descripción documental.
- Fortalecer las prácticas asociadas a la gestión documental institucional.
- Generar estadísticas de acceso y uso de la documentación, así como reportes periódicos de atención de usuarios.
- Facilitar, a través de una plataforma digital, la accesibilidad a nivel nacional de antecedentes para evaluación de casos, por parte de la Secretaría Técnica del CMN (STCMN).
- Avanzar en la implementación de política Cero Papel, como parte de lo mandatado por la Ley de Transformación Digital.
Unidad de Registro y Desarrollos Digitales
Unidad encargada de cumplir el mandato legal de actualizar el registro de los Monumentos Nacionales y gestionar las plataformas digitales institucionales para la optimización de procedimientos internos y externos asociados a intervenciones en Monumentos Nacionales.
Plataformas
- Registro de Monumentos Nacionales: su misión es la de dar cumplimiento a lo establecido en la Ley N° 17.288 de Monumentos Nacionales y la Ley N° 21.045 que crea el Ministerio de las Culturas, las Artes y el Patrimonio (Mincap) en lo relativo a llevar actualizado el Registro de Monumentos Nacionales en sus distintas categorías. Esta información es importante para la generación de productos y servicios que faciliten su gestión, manejo, uso y difusión, además de estandarizar e incentivar la generación de nuevos conocimientos y dar servicio adecuado para el rescate inmediato y efectivo de la información.
- Desarrollos Tecnológicos: en la actualidad el CMN cuenta con sistemas informáticos desarrollados a medida, que permiten registrar de manera clara la gestión de ingresos sobre Monumentos Nacionales. Es por ello que se requiere la visualización digital que facilite su comprensión y utilización para la toma de decisiones. Al mismo tiempo, en nuestro rol de institución pública, estamos llamados a dar cumplimiento a Ley de Transformación Digital del Estado, a través de la digitalización de los trámites institucionales de cara a la ciudadanía, y la automatización de procesos recurrentes.
Las plataformas disponibles son:
Gedoc: administrar y mantener el sistema de gestión documental institucional, como herramienta única que centraliza la recepción, distribución, utilización y disposición de documentos que forman parte de los procesos administrativos y de gestión relativa a los Monumentos Nacionales.
Objetivos del Gedoc
- Mantener y administrar el Gedoc
- Incentivar el uso del sistema para controlar y gestionar los procesos y acuerdos de la institución.
- Controlar la trazabilidad de los documentos, así como de los casos asociados a cada uno de ellos.
- Promover el acceso a la información dispuesta en el sistema, para los funcionarios del CMN a lo largo del país.
- Implementar proyectos de interoperabilidad con otros aplicativos institucionales.
- Normalizar la información en el sistema para su rescate efectivo e inmediato.
- Capacitar a funcionarios en el uso del sistema para optimizar procesos a partir de su uso.
- Elaborar protocolos para promover el correcto uso del sitio.
Registro de Monumentos (Regmon): se encarga de mantener actualizada la información relativa a los Monumentos Nacionales para la generación de productos, servicios, planes y programas que faciliten su gestión, manejo, conocimiento, valoración, sustentabilidad y difusión. Además, estandariza la información, incentiva la generación de nuevos conocimientos y da el servicio adecuado para el rescate inmediato y efectivo de la información.
Objetivos del Regmon
- Mantener y administrar el Regmon.
- Implementar proyectos de interoperabilidad con otros aplicativos institucionales.
- Actualizar y estandarizar el Registro de Monumentos Nacionales, así como la información disponible en otros medios institucionales (Gedoc, CMNGeoportal, Trámites Digitales, página web institucional y canales temáticos, entre otros).
- Estructurar datos e información para su rescate efectivo e inmediato.
- Mantener actualizada la estadística de Monumentos Nacionales.
- Incentivar la generación de nuevos conocimientos asociados a los Monumentos Nacionales, así como la documentación de los mismos.
- Mantener vías de comunicación con actores o instituciones que puedan entregar información relevante sobre Monumentos Nacionales.
- Capacitar a los funcionarios en el uso de la plataforma.
Trámites Digitales: se encarga de disponer a los ciudadanos una plataforma en línea que permita gestionar sus trámites digitalmente. También se encarga de diseñar, habilitar y mantener los formularios digitales de solicitudes actualizados y disponibles.
Objetivos de Trámites Digitales
- Disponer una interfaz digital para el ingreso de trámites por parte de la ciudadanía.
- Avanzar en la implementación de política Cero Filas y Cero Papel, como parte de lo mandatado por la Ley de Transformación Digital.
- Fomentar y potenciar la automatización de procesos, como parte de lo mandatado por la Ley de Transformación Digital.
- Facilitar la accesibilidad a nivel nacional de antecedentes para evaluación de casos, por parte de la STCMN.
- Robustecer la integración con aplicativos internos, tales como Gedoc para la obtención de numeración, gestión y respuesta del caso; Regmon para la identificación oficial del bien a intervenir; e IDE CMN (Geoportal CMN) para validar territorialmente el Monumento Nacional objeto de la solicitud y elaborar base de datos territorial para los permisos solicitados al CMN.
- Robustecer la integración con aplicativos externos, tales como Sistema Unificado de Permisos (Super) para informar el estado de avance de un trámite; Clave Única para la autenticación del ciudadano; Registro Civil para la gestión de los datos personales; y Sistema de Evaluación Ambiental para el llenado de campos y validación de proyectos.
Reportería y Gobernanza de Datos: aplicativo tecnológico responsable de gestionar, asegurar y optimizar el uso de los datos dentro de la institución, garantizando su calidad, integridad, accesibilidad y protección. Además, permite que los datos se gestionen de manera eficiente y segura, junto con mejorar la toma de decisiones, la transparencia y la optimización de las operaciones de la institución.
Objetivos de Reportería y Gobernanza de Datos
- Recolectar datos de diversas fuentes internas y externas, asegurando su integración en una única plataforma centralizada.
- Realizar procesos de limpieza y transformación de datos para garantizar su calidad y utilidad.
- Gestionar el almacenamiento seguro y eficiente de los datos.
- Desarrollar y aplicar políticas y normativas para la gestión de datos, asegurando el cumplimiento de las leyes y regulaciones vigentes.
- Establecer y mantener estándares de calidad de datos, incluyendo precisión, consistencia, completitud y actualidad.
- Implementar medidas de seguridad para proteger los datos contra accesos no autorizados y asegurar la privacidad de la información sensible.
- Gestionar metadatos para mejorar la trazabilidad y el entendimiento del uso de los datos.
- Facilitar el análisis de datos mediante la implementación de herramientas y metodologías de análisis avanzadas.
- Crear reportes y dashboards que apoyen la toma de decisiones en la institución y entregar la información de manera gráfica.
- Promover la innovación en el uso de datos y la mejora continua de los procesos de gobernanza y reportería.
Unidad de Soporte y Recursos Tecnológicos
Unidad responsable de mantener los sistemas informáticos y equipos computacionales, junto con colaborar en la optimización de los procesos de trabajo interno, con el apoyo del hardware y software necesario.
Objetivos de la unidad
- Mantener y administrar redes, sistemas informáticos y equipamiento computacional.
- Prestar soporte a usuarios CMN.
- Incentivar y optimizar procesos de gestión interna a partir del uso de la tecnología.
- Planificar el proceso de compra para equipamiento, softwares y proyectos informáticos.
- Velar por la integridad de los respaldos de la información del CMN y elaborar planes de contingencia en caso de pérdida de datos.
- Velar por la continuidad de servicios institucionales.
Oficina de Partes
Unidad responsable de gestionar los procesos asociados al flujo de documentación de la STCMN, asegurando el control, registro, integridad, reserva, distribución y entrega de toda la documentación ingresada o despachada, hacia o desde la STCMN, en sus diferentes soportes (digital, electrónico y papel).
Objetivos de la Oficina de Partes
- Asegurar la gestión, integridad y reserva de toda la documentación ingresada y despachada por la institución.
- Efectuar la digitalización de la documentación que ingresa y egresa de la STCMN bajo estándares de preservación digital, incorporándolos en los soportes de resguardos disponibles, garantizando la trazabilidad de los mismos.
- Asegurar la distribución de la documentación que ingresa para su tramitación por parte las diferentes áreas, disponiéndola en su destino final con la debida identificación, registro y control.
- Asegurar el despacho de la documentación desde la STCMN a las instituciones públicas y personas jurídicas y naturales, manteniendo la debida identificación, registro y control en sus diferentes soportes.
- Asignar la numeración correlativa anual de la documentación oficial que genera la STCMN, de acuerdo al nivel de cada serie documental.
- Coordinar y ejecutar periódicamente las transferencias documentales al Cedoc.
- Establecer procedimientos, manuales e instructivos que permitan normalizar y/o formalizar la gestión documental institucional, así como colaborar en su difusión, implementación y seguimiento.
- Generar los reportes necesarios para controlar, a través del Gedoc, la documentación que ingresa y egresa de la STCMN en sus diferentes soportes.
- Gestionar y monitorear los despachos realizados a través de servicios de correspondencias externos.
